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Términos y Condiciones
ESPELETIA ANDEAN EXPEDITIONS LLC
Fecha de última actualización: 17/julio/2025
Bienvenido/a a Espeletia Andean Expeditions LLC. Estos Términos y Condiciones regulan las actividades ecoturísticas de media y alta montaña (en adelante, “Experiencias”) ofrecidas por Espeletia Andean Expeditions LLC (“LA EMPRESA”), constituida en Nuevo México (EE.UU.), y Sierra Andina Adventures S.A.S. (“LA OPERADORA”), sociedad constituida en Colombia que actúa como intermediaria logística. El uso o adquisición de nuestros servicios implica la aceptación plena de lo aquí descrito.
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OBJETO
Proveer servicios de turismo de media y alta montaña (ascenso a páramos, glaciares, volcanes, etc.) bajo estándares de ecoturismo sostenible, para personas con condiciones de salud y capacidad física adecuadas, evitando daños al ecosistema y cumpliendo normas de seguridad. Los presentes Términos fijan las reglas de acceso, uso, cancelación, reembolsos, tratamiento de datos personales y demás disposiciones aplicables.
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PARTES CONTRATANTES
2.1 LA EMPRESA
- Espeletia Andean Expeditions LLC, EIN 1545-0003, domiciliada en 500 4th St Nw Ste 102, Albuquerque encargada de comercializar, diseñar y facturar las Experiencias.
2.2 EL CLIENTE
- Persona natural o jurídica que adquiere las Experiencias, mayor de edad, que debe completar un formulario de inscripción y respetar las condiciones de salud y seguridad requeridas.
2.3 LA OPERADORA
- Sierra Andina Adventures S.A.S., NIT 901.866.842-1, con domicilio en Bogotá (Colombia), ejerce labores de intermediación logística y administrativa (reservas, cobros en Colombia, coordinación de proveedores locales). No presta el servicio turístico final ni asume responsabilidad por su ejecución.
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DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
3.1 Características de las Experiencias
- Se ofrecen travesías y ascensos de 1 a 12 días a lugares de alta exigencia física (páramos, volcanes, etc.). Se incluye:
- Charla de inducción previa y entrega de equipo en buen estado (p. ej., carpas, sleeping bags, crampones, bastones etc.), según la Experiencia.
- Alimentación y transporte local (no incluye ciudad de origen), conforme a lo indicado en la información oficial (BROCHURE DEL VIAJERO).
- Asesoría y acompañamiento de guías certificados.
3.2 Equipo Mínimo Obligatorio
- Se requiere que EL CLIENTE porte su equipaje mínimo (implementos de aseo, ropa adecuada, elementos de supervivencia), de acuerdo con lo indicado en el BROCHURE DEL VIAJERO específico.
- LA EMPRESA se reserva el derecho de rechazar la participación del CLIENTE si no cumple con la indumentaria o los implementos indispensables para garantizar su seguridad.
3.3 Seguro y Cobertura
- Para salvaguardar la integridad de los participantes, se ofrece una póliza de seguro (con la compañía COL ASISTENCIA u otra aseguradora). Dicha póliza cubre accidentes personales durante la expedición, pero no abarca actos delictivos, robos, hurtos o daños a propiedad personal de EL CLIENTE.
3.4 Mínimo y Máximo de Participantes
- Por regla general, las Experiencias se diseñan para un mínimo de 4 a 6 personas y un máximo de 11. EL CLIENTE reconoce que la Experiencia podría cancelarse o reprogramarse si no se alcanza el mínimo.
- Si EL CLIENTE desea un grupo menor, deberá asumir un costo adicional, previa coordinación con LA EMPRESA.
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CONDICIONES DE REGISTRO
4.1 Formulario y Datos Personales
- EL CLIENTE debe suministrar datos verídicos (nombres, correo, teléfono, estado de salud). Si omite o falsea información (especialmente condiciones médicas o psicológicas), LA EMPRESA podrá negar o cancelar la participación sin reembolso.
4.2 Pago Total antes de Iniciar
- El total del costo de la Experiencia deberá estar cancelado a más tardar 15 días antes de la fecha de inicio. En caso contrario, EL CLIENTE pierde su cupo y no procede reembolso.
4.3 Derecho de Admisión
- LA EMPRESA y LA OPERADORA se reservan el derecho de rechazar la participación de usuarios con problemas de salud, discapacidades no aptas o cualquier condición que entrañe riesgo. En caso de ocultamiento de información, se perderá cualquier suma pagada.
4.4 Ceder el Cupo a Otra Persona
- EL CLIENTE que desee transferir su cupo a un tercero deberá solicitarlo por escrito a sierraandinaadventures@gmail.com con mínimo 15 días de antelación y pagar una penalidad de $150.000 COP. El nuevo participante deberá igualmente cumplir con todos los requisitos.
4.5 No asistencia
El cliente deberá presentarse el día de la salida o inicio del tour en los lugares indicados en el brochure del viajero (ciudad, departamento y punto de encuentro), información que también será enviada con antelación por WhatsApp. La no presentación será considerada como inasistencia y no dará lugar a reembolso, ya que la logística del viaje está planificada con base en el número inicial de participantes.
Se aceptan cancelaciones únicamente hasta 48 horas antes del inicio del tour. Cancelaciones fuera de este plazo no serán reembolsadas.
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RESERVAS Y PAGOS
5.1 Forma de Reserva
- La reserva puede realizarse a través de la web oficial de LA EMPRESA, canales autorizados como Whatsapp o correo electrónico con LA OPERADORA. Recibirá confirmación por escrito.
5.2 Formas de Pago y Moneda
- Se aceptan transferencias bancarias, tarjetas de crédito u otros medios dispuestos. Los valores pueden expresarse en COP o USD, según se indique.
- Al efectuar el primer abono (mín. 30% del total), EL CLIENTE confirma su cupo, debiendo completar el pago antes de los 15 días previos a la salida.
5.3 Derecho de Retracto (Ley 1480 de 2011, Art. 47)
- EL CLIENTE podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los 5 días hábiles siguientes a la consignación inicial, solicitándolo a sierraandinaadventures@gmail.com.
- Se descontará un gasto administrativo de $150.000 COP, y se reembolsará el resto dentro de los 30 días siguientes a la aprobación del retracto.
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POLÍTICAS DE CANCELACIÓN Y REEMBOLSO
6.1 Solicitudes de Cancelación y Reprogramación
- Toda solicitud debe enviarse a sierraandinaadventures@gmail.com. LA EMPRESA responderá en un plazo de hasta 10 días hábiles, indicando si procede el reembolso o la reprogramación.
6.2 Penalizaciones
(Días se entienden calendario, salvo indicación contraria)
- De 30 a 21 días antes de la salida: recargo de 30% del valor pagado.
- De 21 a 15 días: recargo de 50%.
- Menos de 15 días: recargo de 100%.
- Estos recargos cubren gastos de logística, reservas, insumos, etc.
6.3 Servicio Extra por Retraso (“Nivelación”)
- Si EL CLIENTE llega tarde y desea unirse al grupo en ruta, se ofrecerá un servicio extra (sujeto a disponibilidad) para “nivelarlo” con el grupo, con un costo adicional que depende de factores logísticos y climáticos. La simple impuntualidad no genera obligación de reembolsar.
6.4 Cancelación o Reprogramación por Fuerza Mayor
- Por fenómenos volcánicos, cierres de parques, bloqueos o clima extremo, LA EMPRESA podrá cancelar o reprogramar la Experiencia antes del día de salida. EL CLIENTE tendrá 5 días hábiles para ejercer su derecho de retracto (si no se ha iniciado la Experiencia), o en su defecto, reprogramar. No habrá reembolso una vez iniciada la travesía.
6.5 Otros Supuestos
- Si la empresa cancela por motivos administrativos internos (no fuerza mayor), el cliente recibirá un reembolso del 100%.
- Si el cliente aborta la excursión o no asiste al punto de encuentro, abandona tras iniciarla, no se reembolsará suma alguna.
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RECOMENDACIONES
7.1 Cuidado de Objetos Personales
- EL CLIENTE es el único responsable de sus artículos, dinero y equipaje. LA EMPRESA y LA OPERADORA no se hacen responsables por pérdida, extravío o robo.
7.2 Equipos de Montaña Prestados
- LA EMPRESA facilitará ciertos equipos (carpas, bastones, crampones, etc.) en perfecto estado. Al terminar la Experiencia, deben devolverse en condiciones normales de uso.
- Si se extravían o dañan por negligencia del cliente, LA EMPRESA podrá cobrar hasta el 50% del valor comercial de dichos implementos.
7.3 Uso, Venta y Consumo de Sustancias
- Queda prohibido el consumo o comercialización de bebidas alcohólicas o sustancias psicoactivas durante la excursión. Si por dicha actividad se causa daño a terceros o al medio ambiente, la responsabilidad recae exclusivamente en EL CLIENTE infractor.
7.4 Puntualidad y Horarios Restringidos
- Muchas áreas de alta montaña o parques naturales establecen horarios rigurosos. El incumplimiento del horario por parte de EL CLIENTE implicará perder la excursión sin derecho a reembolso.
8. RESPONSABILIDAD Y EXCLUSIONES.
8.1 Responsabilidad Limitada
- Este tipo de ecoturismo conlleva riesgos inherentes (clima adverso, altura, accidentes, etc.). EL CLIENTE declara estar en condiciones físicas y mentales adecuadas, asumiendo los riesgos asociados.
- LA EMPRESA no se responsabiliza por actos delictivos de terceros (hurtos, secuestros, atentados). Se compromete, no obstante, a colaborar con las autoridades en caso de tales incidentes.
8.2 Fuerza Mayor / Caso Fortuito
- Eventos climáticos, desastres naturales, accidentes personales o prohibiciones de tránsito que surjan durante la ruta y obliguen a suspender la expedición no generan compensación, reembolso ni reprogramación. El objetivo principal es preservar la vida y salud de los participantes.
8.3 Protección de Entorno Natural
- EL CLIENTE responderá por daños a flora, fauna o recursos naturales si actúa contra las instrucciones de los guías o fuera del plan de la Excursión. Se exonera de toda responsabilidad a LA EMPRESA y LA OPERADORA por tales actos u omisiones individuales.
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POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y DATOS PERSONALES
9.1 Tratamiento de Datos (Ley 1581/2012 en Colombia)
- Al registrarse, EL CLIENTE autoriza a LA EMPRESA y LA OPERADORA a almacenar y tratar sus datos personales con la finalidad de organizar la expedición, gestionar cobros y cumplir normativas.
- Los datos no se cederán a terceros ajenos salvo requerimiento legal o necesidad de coordinación (p. ej. aseguradora, proveedores de hospedaje).
9.2 Derechos del Titular
- EL CLIENTE podrá solicitar en cualquier momento la rectificación o supresión de sus datos mediante correo a sierraandinaadventures@gmail.com . No obstante, se podrán conservar para fines contables o legales durante el tiempo requerido.
9.3 Divulgación de Imágenes
- En las excursiones, personal de LA EMPRESA o LA OPERADORA podrá tomar fotografías y videos, que se usarán con fines promocionales. EL CLIENTE que no desee aparecer podrá solicitar por escrito la exclusión o eliminación de su imagen, siempre y cuando no se encuentre ya en material impreso o previamente distribuido en redes sociales.
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CLÁUSULA COMPROMISORIA (PARA CONTROVERSIAS)
10.1 Fase de Conciliación
- Toda controversia derivada de estos Términos, o de la ejecución de las Experiencias, se someterá primero a conciliación ante un abogado conciliador certificado o un Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Ibague, según aplique.
10.2 Arbitraje
- De no lograrse acuerdo en la conciliación, la disputa podrá someterse a arbitraje ante el mismo centro, constituyendo un tribunal con un (1) árbitro designado de común acuerdo. Los costos se pagarán por partes iguales.
10.3 Ley Aplicable y Jurisdicción Internacional
- Sin perjuicio del arbitraje local, LA EMPRESA está domiciliada en EE.UU., Estado de Nuevo México, por lo que, en situaciones que así lo requieran, la jurisdicción aplicable y la ley supletoria será la de dicho Estado, sin afectar la posibilidad de conciliación/arbitraje en Colombia cuando corresponda.
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CESIÓN
- EL CLIENTE no podrá ceder ni transferir total o parcialmente sus derechos u obligaciones sin autorización por escrito de LA EMPRESA.
- LA EMPRESA o LA OPERADORA podrán ceder este documento en caso de venta, reorganización o liquidación de su negocio, notificando al CLIENTE.
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LEGISLACIÓN Y ACCIONES LEGALES
- LA EMPRESA se reserva el derecho de iniciar acciones civiles o penales en caso de daños, perjuicios o incumplimientos que afecten sus derechos, el entorno natural o los intereses de terceros durante las Experiencias.
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ACEPTACIÓN
Con la reserva y el pago de la Experiencia, EL CLIENTE declara que ha leído, comprendido y aceptado plenamente estos Términos y Condiciones, comprometiéndose a cumplirlos en su totalidad.
Contacto y Servicio al Cliente
Espeletia Andean Expeditions LLC agradece su preferencia y lo invita a disfrutar de un turismo responsable y sostenible.
